השדרות היא לא רק תכנית טלוויזיה וכל בעל עסק יודע זאת. יכולת ההישרדות של כל עסק היא פועל יוצא של הצלחתו הכלכלית וללא הצלחה כלכלית לעסק אין קיום. הצלחה כלכלית מתקבלת כאשר העסק מנצל את היתרונות שלו מול מתחריו. אחד מיתרונות אלו הוא הקופה הרושמת של העסק שמאפשרת מעקב אחר הכנסות וההוצאות של העסק שבאות לידי ביטוי בתזרים המזומנים שלו ובמכירותיו. אם בעבר הכרנו קופות רושמות ששימשו לרישום ההכנסות בלבד, כיום הקופות הרושמות הן אלמנט מרכזי בעסק שכולל את כל אפשרויות הניהול של העסק, כולל מכירות, עובדים, מלאי, ספקים ולקוחות. ניהול המכירות באמצעות קופה רושמת הוא אלמנט חשוב כי ניתן ללמוד ממנו על מגמות שונות בקרב הלקוחות, עתידיות או עכשוויות ובכך להשיג יתרון על פני המתחרים. היתרון הזה הוא הכרחי כי הוא מבטיח את הישרדות העסק ואת קיומו. הקופה הרושמת היא למעשה לב העסק ללא תלות בגודל העסק או בתחום שבו הוא פועל.
איך מתאימים קופה רושמת לעסק?
התאמה של קופה רושמת לעסק נעשית ע"פ סוג העסק ולפי מאפייניו הייחודיים. כל הקופות הרושמות כוללות מאפיינים דומים אך התאמה הדדית בין העסק לקופה הרושמת מבטיחה יעילות ארגונית. מחד – קופה חדשנית לא תבוא לידי מימוש בעסק קטן ומאידך – עסק שלו קופה לא מספקת יהיה אומלל. לדוגמה : קופה רושמת של מסעדה נותנת למנהלי העסק מידע על ההזמנות של הלקוחות לעומת קופה רושמת של חנות מכולת שנותנת למנהלי החנות מידע על המלאי, על המוצרים שחסרים ועל מוצרים שיש להזמין.
איך בוחרים קופה רושמת לעסק?
בחירה של קופה רושמת נעשית ע"י מיפוי של העסק מבחינת צרכים ומטרות. המיפוי הזה יכול להסתמך על התכנית העסקית שלקחה בחשבון נושאים שונים כמו מיסים, סוג המטבע, סוג המוצרים וכו'. רק לאחר ביצוע המיפוי יש לבדוק התאמה בין הקופות הרושמות שקיימות בשוק לעסק המסוים.
אלו קופות רושמות יש בשוק?
- קופה רושמת שכוללת שעון נוכחות מאפשרת ניהול של עובדים כולל חישוב שעות עבודה, בקרה ועוד.
- קופה רושמת שכולל ניהול קשרי ספקים מאפשרת התנהלות מול ספקים שונים למשל : קבלת סחורה, הוצאה של תעודות משלוח, הוצאה של חשבוניות ועוד.
- קופה רושמת שכוללת ניהול מלאי מאפשרת ניהול של מלאי זמין וחסר וכן בקרה על מוצרים שונים : מוצרים פופולריים/לא פופולריים/מוצרים שפג תוקפם ועוד.
- קופה רושמת שכוללת ניהול מבצעים מאפשרת עריכת מבצעים ותשלום ע"י הנחות, מועדון לקוחות, קופונים ועוד.
- קופה רושמת שכוללת ניהול מכירות מאפשרת התאמה של המכירות לסוג הלקוח, לדוגמה : לקוחות שמקבלים הנחה באופן קבוע, לקוחות שקונים באשראי או בהקפה.
- קופה רושמת שכוללת הפקה של דו"חות מאפשרת דו"חות על בסיס יומי/שבועי/חודשי/שנתי וכן דו"חות של מלאי.
מהם השיקולים לבחירת קופה רושמת?
בבואכם לבחור קופה רושמת יש להתייחס לתחומים הבאים :
- מס הכנסה – הקופה הרושמת שתיבחר אושרה לשימוש ע"י מס הכנסה
- קלות ההפעלה – הקופה הרושמת שתיבחר היא קלה לשימוש ולהפעלה.
- שירות תיקונים – החברה שממנה תקנו את הקופה הרושמת מספקת שירות תיקונים מהיר וכן אחריות ושירות בכל רחבי הארץ.
לסיכום, קופה רושמת מייעלת את בית העסק ומשמשת בתור המחשב הראשי מתוקף הרישומים השונים שהיא מבצעת, הדפסת הדו"חות, בדיקת כרטיסי אשראי, הוצאת החשבוניות וכמובן קבלת אמצעי תשלום שונים (אשראי, צ'ק, מזומן). בנוסף, קופה רושמת היא לבו של כל בית עסק כי היא יכולה להתחבר לאלמנטים עסקיים שונים כמו משקל, ברקוד, מצלמות מעקב ואבטחה ועוד.
